در صنعت ساختمان، کنترل پروژه (Project Control) به قدری مهم است که می تواند به عنوان یک خط باریک بین موفقیت و شکست در یک پروژه در نظر گرفته می شود. در حقیقت، 98 درصد از پروژه ها با هزینه زیاد یا تأخیر در اتمام پروژه مواجه می شوند.

به طور متوسط، افزایش هزینه ها به میزان 80 درصد مقدار اصلی تخمین زده می شوند و جدول زمانی اغلب 20 ماه یا بیشتر به تأخیر می افتد. این می توان یک فاجعه تلقی شود زیرا باعث افزایش هزینه های ساخت و از دست دادن زمان می شود.

بنابراین، تفاوت بین یک پروژه پرهزینه و پروژه ای که به موقع و در بودجه مشخص شده تحویل می داده می شود در چیست؟ در بسیاری از موارد، پاسخ «کنترل پروژه» است. اما چرا کنترل پروژه تا این اندازه مهم است؟ برای پاسخ با خانه عمران همراه باشید.

کنترل پروژه چیست ؟

کنترل پروژه فرآیندی برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های پروژه برای ثابت نگه داشتن هزینه ها و برنامه زمانی پیش بینی شده در مسیر اهداف پروژه است. وظایف مسئول کنترل پروژه شامل شروع برنامه ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط و بستن هزینه ها و برنامه زمان بندی پروژه است.

در نهایت، کنترل پروژه فرآیندهای تکراری برای اندازه گیری وضعیت پروژه، پیش بینی نتایج احتمالی، اندازه گیری داده ها و سپس بهبود عملکرد پروژه در صورت غیر قابل قبول بودن نتایج پیش بینی شده است.

فعالیت های مربوط به کنترل پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشند:

همسو سازی پروژه ها با اهداف سازمان و برند
توسعه ساختار شکست کار (WBS)
همکاری در برنامه های اولیه پروژه
تدوین برنامه مدیریت ریسک
بودجه بندی و پیش بینی پروژه
نظارت بر هزینه های پروژه
بازخورد و گزارش
بهینه سازی استراتژی های پروژه برای امکان دستیابی به نتایج بهتر در آینده

در حالی که یک پروژه ممکن است با پارامترهای زیادی از جمله کیفیت، دامنه فعالیت ها و سایر موارد سروکار داشته باشد، کنترل پروژه بر عوامل زمان بندی متمرکز است و به طور مداوم از لحاظ خطرات موجود، نظارت های لازم را انجام می دهد.

کنترل پروژه برای مدیریت موفقیت آمیز امور کارگاهی امری ضروری است زیرا باعث می شود تا ذی نفعان پروژه از مناطق احتمالی مشکل آگاه شوند و در صورت لزوم به آن ها این امکان را می دهد تا مشکلات را اصلاح کنند. چرخه کامل یک پروژه از شروع تا پایان ساخت، باید تحت نظارت و کنترل عوامل مهم باشد. این عوامل اغلب بر هزینه و برنامه زمان بندی تأثیر می گذارند.

اهمیت کنترل های پروژه

در یک نظرسنجی در سال 2018، 88 درصد از پاسخ دهندگان بیان کردند که کنترل پروژه را امری مهم یا حیاتی برای موفقیت پروژه های ساختمانی خود می دانند. این گزارش همچنین همبستگی بین کنترل پروژه و موفقیت را تأیید می کند. کسانی که کنترل ها را حیاتی می دانند، دو برابر بیشتر از دیگر به اهداف پروژه خود می رسند. کسانی که کنترل پروژه را اصلاً مهم نمی دانند بیش از 3 برابر بیشتر احتمال دارد که شکست بخورند!

این نتایج بر اهمیت کنترل و مدیریت پروژه، با در نظر گرفتن تعداد انحراف عمده از برآورد اولیه پروژه در گذشته، تأکید می کنند. متخصصان می دانند که یک پروژه ساختمانی در مقیاس کوچک و به ویژه بزرگ، همیشه با تأخیرهای غیر منتظره، هزینه های اضافی یا خطرات مختلف روبرو می شود. اما بدون کنترل پروژه برای پیش بینی و حل این مسائل، هزینه ها و تأخیرها می توانند به صورت هزینه های هنگفتی درآیند که نتیجه آن عدم کسب سود و شکست در اهداف پروژه است.

مزایای کنترل پروژه

در پروژه های بزرگ، فعالیت های مختلف کارگاهی می توانند همسویی با برنامه و هزینه پیش بینی شده را دشوار کنند. با این حال، نظارت و تجزیه و تحلیل دقیق می تواند این امر را در مسیر درست خود نگه دارد. پروژه ها در هر اندازه، نه فقط پروژه های بزرگ، هنگامی که کنترل ها به درستی اجرا شوند، مزایای قابل توجهی را ارائه می دهند.

موارد زیر برخی از فواید اصلی کنترل پروژه هستند:

کاهش هزینه های پروژه از طریق توانایی تصمیم گیری به موقع با استفاده از KPI
افزایش پیش بینی پروژه برای هزینه و تاریخ اتمام کار
سلامت مالی پروژه در تمام مراحل ساخت
امکان کاهش خزش دامنه پروژه (Scope Creep)
داده های معیاری معنی دار برای پروژه های آینده از طریق پروژه های خوش ساخت
شهرت بهتر و تقویت برند برای مدیریت و کنترل صحیح پروژه ها
مزیت رقابتی نسبت به سازمان هایی که توانایی مدیریت پروژه کمی بالاتر را دارند
افزایش رضایت شغلی اعضای تیم پروژه

مراحل کنترل پروژه

نقاط قوت کنترل پروژه در رویکرد داده محور و توجه به جزئیات آن نهفته است. یک مدیر پروژه می خواهد با اعداد و ارقام و محاسبات دقیق، مشکلات مالی را رفع کند. این جایی است که یک راه حل کاملاً یکپارچه برای کنترل پروژه می تواند به کارآیی در دریافت سریع اطلاعات و ارائه آن به مدیران یاری رسان باشد.

به هر روی، بیایید به فرآیند انجام کنترل پروژه بپردازیم:

برنامه ریزی

برنامه ریزی یکی از مراحل اساسی است که در آن مسئولین امر و مدیران پروژه با یکدیگر کاری می کنند. خواه ایجاد برنامه زمان بندی پروژه باشد خواه بررسی ریسک های محتمل یا برآورد هزینه، برنامه ریزی مرحله ای مهم در کنترل پروژه است. پس برنامه ریزی به همۀ افراد مسیری مشخص برای کار در طول پروژه می دهد.

بودجه بندی

ادغام فرآیند بودجه بندی در فعالیت های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه ها در طول زمان ساخت ضروری است. با بودجه بندی مرحله ای، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم در دسترس است تا بتوانند به عنوان یک معیار در طول پروژه عمل کنند و جریان های نقدی بسیار مهمی را درک کنند.

مدیریت ریسک

کنترل پروژه رویکردی دقیق برای مدیریت ریسک را فراهم می کند. با شناسایی پیشگیرانه خطرات، پایش مداوم ریسک و تهیه برنامه های احتمالی برای رسیدگی و کاهش مشکلات، کنترل بودجه و برنامه زمان بندی امکان پذیر است. همچنین به جلوگیری از بروز برخی خطرات در آینده کمک می کند.

مدیریت تغییر

وقتی یک پروژه از برآورد اولیه خود فاصله می گیرد، اغلب به دلیل یک عامل مشخص نیست! بلکه به دلیل اثر تجمعی چندین عامل است که معمولاً مورد توجه قرار نمی گیرند. به همین دلیل مدیریت تغییر امری بسیار حیاتی است. با ردیابی تغییرات و درک تأثیر آن ها، ضمن پیگیری روند واضح برای ارزیابی، تأیید و پاسخگویی، پروژه ها می توانند در مسیر اهداف برنامه ریزی شده باقی بمانند.

پیش بینی

با افزایش دقت در برآورد هزینه و برنامه زمانی، مدیران پروژه می توانند بینش بیشتری در مورد عوامل محرکه فعلی هزینه ها و برنامه ها کسب کنند. اندازه گیری پیشرفت، ورودی حیاتی برای فرآیند پیش بینی است. این به عنوان مقایسه ای در برابر هزینه های واقعی است که کنترل پروژه را قادر می سازد با ترکیبی از روش ها و فرمول های استاندارد، یک پیش بینی دقیق را ارائه دهند. به روزرسانی های منظم و به موقع با امکان پاسخگویی سریع تر و اقدامات اصلاحی نسبت به زمان شروع پروژه، به پیش بینی نیاز دارد.

مدیریت اجرایی

تعریف و استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش بینی برای انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است. سازمان هایی که از شاخص عملکرد برای کنترل پروژه استفاده می کنند، به میزان موفقیت 68 درصدی دست می یابند. در حالی که برای پروژه هایی که از این داده ها استفاده نمی کنند، امکان کسب موفقیت تنها 7 درصد است.

مدیریت پروژه

این فرآیند شامل ایجاد فرآیندها و سیستم هایی است که می تواند به اعضای تیم در برقراری ارتباط و همکاری با یکدیگر کمک کند. هدف این است که به روزرسانی های وضعیت پروژه، ضبط دقیقه جلسات و مدیریت گردش کار به طور یکپارچه انجام شود تا تیم ها بیش از کارهای معمول روی اجرای واقعی خود تمرکز کنند.

نرم افزارهای کنترل پروژه

کنترل پروژه چندین فرآیند را در بر می گیرد و برای تضمین موفقیت با چندین نقش تعامل دارد. در گذشته، استفاده از روش های دستی برای نظارت و ارزیابی معیارهای پروژه قبول بود. اما این روزها، استفاده از گزارش های خودکار و پیش بینی های مبتنی بر الگوریتم برای استفاده از بهترین داده های موجود در پروژه بسیار مهم است. کنترل پروژه برای موفقیت پروژه بسیار مهم است، به طوری که اجازه می دهد فرآیندها و خطاهای دستی کم تری رخ دهند.

یک رویکرد مدرن برای کنترل پروژه، استفاده از نرم افزار مخصوص این حوزه است. یک نرم افزار عالی ام‌اس پروجکت یا MSP (MS Project) است. این برنامه ابزاری را برای بودجه بندی، مدیریت ریسک، برنامه ریزی، پیش بینی و موارد دیگر را ارائه می دهد تا پروژه های ساختمانی به موقع و در بودجه تعیین شده به اتمام برسند.

برای تبدیل شده به یک متخصص در حوزه کنترل پروژه، دوره آموزش MSP خانه عمران بهترین انتخاب پیشرو است.